תוכנה לניהול גבייה

מערכת גבייה לעסקים, עמותות וארגונים

מערכת גבייה היא כלי מרכזי לניהול תשלומים, חיובים, הוראות קבע ודוחות גבייה בצורה מסודרת ויעילה. מיועדת לעסקים, עמותות וארגונים שמנהלים גבייה שוטפת מלקוחות, חברים, תורמים או משלמים קבועים. מערכת גבייה מקצועית חוסכת זמן, מצמצמת טעויות ומשפרת את תזרים המזומנים.

במקום לנהל תשלומים באופן ידני, לעקוב אחרי חיובים באקסלים או לבדוק בכל פעם מי שילם ומי לא, מערכת גבייה מאפשרת לרכז את כל תהליך הגבייה במקום אחד. חברת שקד מספקת פתרון גבייה מתקדם הכולל הוראות קבע, סליקת כרטיסי אשראי, הרשאות לחיוב חשבון, דוחות, קבצים, טיפול בסירובים וממשקים למערכות קיימות.

מהי מערכת גבייה?

מערכת גבייה היא מערכת שמאפשרת לעסק או לארגון לנהל את תהליך קבלת התשלומים מהלקוחות בצורה מסודרת. המערכת מסייעת בביצוע חיובים, מעקב אחר תשלומים, הפקת דוחות, זיהוי עסקאות שלא עברו וניהול מידע פיננסי רלוונטי.

המערכת מתאימה במיוחד לגופים שמבצעים גבייה חוזרת או קבועה, כמו דמי מנוי, דמי חבר, תרומות, שכר לימוד, תשלומים חודשיים, חיובים בהוראות קבע או תשלומים בכרטיס אשראי.

המטרה היא לאפשר ניהול גבייה יעילה יותר, עם פחות עבודה ידנית ויותר שליטה על מצב התשלומים בפועל.

למה עסק צריך מערכת גבייה?

ניהול גבייה הוא אחד התחומים החשובים ביותר בכל עסק או ארגון. גם כאשר השירות טוב והמכירה כבר בוצעה, אם הגבייה לא מנוהלת נכון, עלולים להיווצר עיכובים בתשלום, טעויות, סירובים שלא טופלו בזמן ופגיעה בתזרים המזומנים.

מערכת גבייה עוזרת לעסק להבין בכל רגע נתון:

מי שילם
מי עדיין לא שילם
אילו חיובים בוצעו בהצלחה
אילו חיובים סורבו
מה צפוי להיגבות בהמשך
אילו דוחות וקבצים נדרשים להנהלת החשבונות
אילו לקוחות דורשים טיפול או מעקב

כאשר כל המידע מנוהל במקום אחד, קל יותר לשלוט בגבייה, לקבל החלטות ולשמור על פעילות פיננסית יציבה.

אילו פעולות ניתן לבצע באמצעות מערכת גבייה?

מערכת גבייה מקצועית יכולה לכלול מגוון רחב של יכולות, בהתאם לצרכים של העסק או הארגון.

בין הפעולות המרכזיות:

ניהול חיובים שוטפים
ביצוע הוראות קבע
סליקת כרטיסי אשראי
ניהול הרשאות לחיוב חשבון
הפקת דוחות גבייה
מעקב אחר תשלומים
טיפול בסירובים
הפקת קבצים למערכות פיננסיות
חיבור למערכות הנהלת חשבונות
מעקב אחר היסטוריית תשלומים
ניהול לקוחות ומשלמים
שליחת מידע ודוחות לגורמים הרלוונטיים

ככל שהגבייה מורכבת יותר, כך החשיבות של מערכת מסודרת עולה.

מערכת גבייה להוראות קבע

אחד השימושים המרכזיים במערכת גבייה הוא ניהול הוראות קבע. עסקים וארגונים רבים צריכים לגבות תשלומים קבועים מלקוחות, חברים או תורמים, ובמקרים כאלה חשוב שהגבייה תהיה יעילה, אוטומטית, מסודרת וברורה.

מערכת גבייה להוראות קבע מאפשרת לנהל חיובים קבועים או משתנים, לעקוב אחרי חיובים שבוצעו, לזהות סירובים ולקבל דוחות מסודרים. הפתרון מתאים במיוחד לעמותות, מוסדות חינוך, חוגים, חברות שירות, עסקים עם מנויים, ועדי בתים וארגונים עם תשלומים חוזרים.

מערכת גבייה בכרטיסי אשראי

מערכת גבייה יכולה לכלול גם סליקת כרטיסי אשראי, כולל עסקאות רגילות, עסקאות תשלומים, עסקאות קרדיט, עסקאות זכות והוראות קבע בכרטיס אשראי.

באמצעות מערכת אחת ניתן לנהל את חיובי האשראי, לבדוק אילו עסקאות עברו בהצלחה, לקבל דוחות סירובים ולשמור על סדר בתהליך הגבייה. עבור עסקים שמבצעים גבייה חוזרת בכרטיס אשראי, מדובר בפתרון שמפחית משמעותית עבודה ידנית ומקל על המעקב השוטף.

מערכת גבייה לעמותות וארגונים

עמותות וארגונים זקוקים למערכת גבייה מסודרת כדי לנהל תרומות, דמי חבר, תשלומים חודשיים או התחייבויות קבועות של תורמים ומשלמים. ללא מערכת מסודרת, קשה לעקוב אחרי תשלומים, לזהות סירובים ולשמור על רצף גבייה יציב.

מערכת גבייה לעמותות מאפשרת לנהל את המידע בצורה מסודרת, להפיק דוחות, לעקוב אחרי תשלומים ולשפר את ניהול התזרים. הפתרון של שקד מתאים לעמותות וארגונים שצריכים לנהל גבייה שוטפת בלי להעמיס על הצוות האדמיניסטרטיבי.

מערכת גבייה לעסקים

עסקים שמספקים שירות קבוע או גובים תשלום מחזורי צריכים מערכת שתעזור להם לנהל את הגבייה בצורה יעילה. במקום לרדוף אחרי משלמים ותשלומים, לבדוק חיובים באופן ידני או לנהל קבצים נפרדים, ניתן לעבוד עם מערכת גבייה שמרכזת את כל המידע.

המערכת מתאימה לעסקים כמו:

חברות שירות
נותני שירותים

עצמאיים ועוסקים מורשים 

קליניקות ומרכזים טיפוליים
חוגים וקורסים
מוסדות לימוד
עסקים עם דמי מנוי
חברות אחזקה
חברות המספקות שירות חודשי
ארגונים עם תשלומים קבועים
עסקים שמנהלים גבייה מלקוחות רבים

איך מערכת גבייה משפרת את תזרים המזומנים?

תזרים מזומנים יציב תלוי לא רק בכמות הלקוחות, אלא גם ביכולת לגבות מהם בזמן. מערכת גבייה מאפשרת לדעת אילו כספים נכנסו, אילו תשלומים עתידים להיכנס, אילו חיובים נדחו ואילו לקוחות דורשים טיפול נוסף.

כאשר יש שליטה טובה יותר במידע, ניתן לתכנן בצורה חכמה יותר את הפעילות העסקית, לצמצם פערי גבייה ולמנוע מצבים שבהם תשלומים מתפספסים או מטופלים באיחור.

טיפול בסירובים במערכת גבייה

בכל תהליך גבייה קיימים חיובים שעלולים לא לעבור. הסיבות יכולות להיות כרטיס אשראי שפג תוקפו, חוסר מסגרת, חשבון בנק לא תקין, פרטים שגויים או סירוב מצד הבנק.

מערכת גבייה מקצועית מאפשרת לקבל דוחות סירובים מסודרים, להבין אילו חיובים לא עברו ולבצע טיפול המשך מול הלקוח או המשלם. זהו חלק חשוב מאוד בניהול גבייה, משום שטיפול מהיר בסירובים יכול לצמצם הפסדים ולשפר את שיעור הגבייה בפועל.

חיבור מערכת גבייה למערכות קיימות

עסקים וארגונים רבים עובדים עם מערכות הנהלת חשבונות, CRM, ERP או מערכות ניהול פנימיות. לכן חשוב שמערכת הגבייה תוכל להשתלב עם תהליכי העבודה הקיימים ולא ליצור עבודה כפולה.

הפתרונות של שקד מאפשרים התממשקות למערכות ניהול נוספות, הפקת קבצים ודוחות, העברת מידע מסודרת וצמצום עבודה ידנית. כך ניתן להפוך את תהליך הגבייה לחלק טבעי ממערך הניהול הפיננסי של העסק.

אבטחת מידע במערכת גבייה

מערכת גבייה מטפלת במידע פיננסי רגיש, ולכן אבטחת מידע היא חלק בלתי נפרד מהפתרון. כאשר מנהלים חיובים, כרטיסי אשראי, הרשאות לחיוב חשבון ופרטי משלמים, חשוב לעבוד עם חברה שמקפידה על תקנים ונהלי אבטחה מחמירים.

שקד פועלת בהתאם לתקני אבטחת מידע רלוונטיים, כולל EMV, ומספקת פתרונות גבייה מאובטחים לעסקים, עמותות וארגונים.

היתרונות של מערכת הגבייה של שקד

שקד מספקת מערכת גבייה ושירותי גבייה לעסקים, עמותות וארגונים כבר עשרות שנים. היתרון של שקד הוא בשילוב בין מערכת מקצועית לבין ליווי אישי וניסיון מעשי בתחום הוראות הקבע והסליקה.

היתרונות המרכזיים:

ניהול גבייה במקום אחד
התמחות בהוראות קבע
סליקת כרטיסי אשראי
ניהול הרשאות לחיוב חשבון
דוחות גבייה מסודרים
טיפול בסירובים
ממשקים למערכות קיימות
שירות אישי וליווי מקצועי
פתרון מתאים לעסקים, עמותות וארגונים
ניסיון רב בתחום הגבייה

מערכת גבייה עם ליווי אישי

מערכת טובה היא חשובה, אבל בניהול גבייה שוטפת יש חשיבות גדולה גם לשירות. עסקים וארגונים צריכים לדעת שיש גורם מקצועי שמכיר את הפעילות שלהם, יודע לתת מענה במקרה של שאלה, ומסייע בתפעול השוטף.

בשקד הלקוח מקבל ליווי מקצועי, הדרכה והתאמה של פתרון הגבייה לצרכים שלו. המטרה היא לא רק לספק תוכנה לניהול גבייה, אלא לתת מעטפת גבייה מלאה שמסייעת לעסק לעבוד בצורה מסודרת ויעילה יותר. לכל לקוח מוצמד איש קשר קבוע וזמין (ולא בוט!) שמלווה אותו לאורך כל הדרך.

רוצים לנהל את הגבייה בצורה חכמה יותר?

אם אתם מחפשים מערכת גבייה לעסק, לעמותה או לארגון, שקד תוכל לסייע לכם לבנות תהליך גבייה מסודר, מאובטח ונוח לתפעול.

השאירו פרטים ונציג מטעמנו יחזור אליכם עם הסבר על מערכת הגבייה והפתרון המתאים לצרכים שלכם.